Warunki przyznania dofinansowania dla wyjazdów osób z mniejszymi szansami (znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej oraz osób z orzeczoną niepełnosprawnością) zakwalifikowanych na wyjazd w programie Erasmus+ - projekt KA131-2021

W konkursie wniosków KA131-2021 r. zarówno „wsparcie indywidualne” jak i dodatkowe środki przyznane w związku trudną sytuacją materialną i/lub z niepełnosprawnością studentów wyjeżdżających na studia lub praktykę oraz niepełnosprawnością pracowników wyjeżdżających w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych lub w celach szkoleniowych będą przyznawane ze środków programu Erasmus+.

Dofinansowanie w formie wkładów jednostkowych (dalej stawki ryczałtowej) może być przyznane:

• studentom wyjeżdżającym na studia i/lub praktykę, posiadającym potwierdzone przez uczelnię prawo do otrzymania stypendium socjalnego, zgodnie z regulacjami uczelni;
• studentom z niepełnosprawnościami posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności wyjeżdżającym na studia i/lub praktykę;
• pracownikom z niepełnosprawnościami posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności wyjeżdżającym w celu prowadzenia zajęć na uczelni partnerskiej i lub w celach szkoleniowych - na pokrycie kosztów zakwaterowania i utrzymania osoby towarzyszącej (jeśli dotyczy).

Dofinansowanie przyznawane jest przez uczelnię w ramach kwoty dofinansowania, którą dysponuje uczelnia na podstawie umowy finansowej na realizację działań KA131-2021, podpisanej z Narodową Agencją (NA).

Dofinansowanie w formie kosztów rzeczywistych (na podstawie osobnego wniosku składanego do NA)

może być przyznane:

• studentom z niepełnosprawnościami posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności wyjeżdżającym na studia i/lub praktykę;
• pracownikom z niepełnosprawnościami posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności wyjeżdżającym w celu prowadzenia zajęć na uczelni partnerskiej i/lub w celach szkoleniowych.

Do otrzymania dofinansowania w formie stawki ryczałtowej będą uprawnione następujące osoby:

1. Studenci znajdujący się w trudnej sytuacji materialnej wyjeżdżający na studia i/lub praktykę (studenci otrzymujący stypendium socjalne w uczelni macierzystej):

Kryterium wyboru - przynależność do tej grupy będzie wynikała z zakwalifikowania studenta przez uczelnię macierzystą do grona studentów otrzymujących stypendium socjalne. Uczelnia zobowiązuje studenta do złożenia dokumentu potwierdzającego posiadanie prawo do otrzymania stypendium socjalnego (kopia decyzji) najpóźniej do:

• 15 lipca roku akademickiego, w którym prowadzona jest rekrutacja– dla studentów wyjeżdżających w semestrze zimowym;
• 30 listopada roku akademickiego, w którym planowany jest wyjazd – dla studentów wyjeżdżających w semestrze letnim.

1. Studenci z niepełnosprawnościami:

Do tej grupy docelowej projektu należą osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności.

Do otrzymania dofinansowania w formie kosztów rzeczywistych:

będą uprawnieni studenci i pracownicy z orzeczonym stopniem niepełnosprawności. Wnioski o dodatkowe fundusze będą składane przez uczestników mobilności do NA, za pośrednictwem uczelnianego koordynatora programu Erasmus+. Kwota przyznana na wydatki bezpośrednio związane z niepełnosprawnością (kwota dodatkowa do stawek ryczałtowych obliczonych zgodnie z okresem pobytu stypendialnego w przypadku studentów) będzie rozliczana jako koszty rzeczywiste, czyli wymagające udokumentowania w postaci dowodów finansowych. Koszty powinny być dostosowane do realnych potrzeb związanych z typem niepełnosprawności i realnie oszacowane.

Uczelnie są zobowiązane do przestrzegania zasady równości szans i niedyskryminacji studentów i pracowników - kandydatów na wyjazdy stypendialne.

Zasady zawarte w „Przewodniku po programie Erasmus+” odnoszące się do dodatkowego wsparcia finansowego dla uczestników mobilności z niepełnosprawnością należy interpretować w następujący sposób:

1. Osoba z niepełnosprawnością, zwana dalej „uczestnikiem mobilności”, realizująca mobilność w programie Erasmus+ w ramach umowy finansowej KA131-2021 ma prawo otrzymać w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” dodatkową kwotę (niezależnie od stawki ryczałtowej¹). Wysokość dodatkowej kwoty będzie określana na podstawie specjalnego wniosku, przygotowanego przez uczestnika mobilności i złożonego w jego imieniu przez uczelnię wysyłającą do Narodowej Agencji. Wzór wniosku składanego do Narodowej Agencji jest dostępny na stronie internetowej programu Erasmus+: https://erasmusplus.org.pl/

Ww. wniosek musi być przesłany do NA bezzwłocznie po zakwalifikowaniu uczestnika mobilności na wyjazd i nie później niż 5 tygodni przed wyjazdem uczestnika mobilności na stypendium.

2. W specjalnym wniosku o dofinansowanie dodatkowych kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością uczestnik mobilności musi w szczegółowy sposób określić potrzeby wynikające z niepełnosprawności, inne niż standardowe koszty związane z podróżą i utrzymaniem podczas pobytu za granicą. Każdy dodatkowy koszt będzie wymagał szczegółowego uzasadnienia, określenia wysokości przewidywanych wydatków i podania źródła, na podstawie którego przewidywana kwota wydatków została skalkulowana.
3. Przyznanie dodatkowych środków na pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z niepełnosprawnością, bez których realizacja wyjazdu nie byłaby możliwa oraz które nie są zapewnione przez uczelnię/instytucję przyjmującą lub nie są finansowane z innych źródeł, nastąpi w następujących sytuacjach:
4. Niepełnosprawność wymaga specjalnego transportu dla uczestnika mobilności do miejsca docelowego (koszty specjalnego transportu).

1. Niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez osobę towarzyszącą przez część lub cały okres pobytu za granicą (koszty podróży osoby towarzyszącej oraz koszty związane z pobytem osoby towarzyszącej - zakwaterowanie, wyżywienie, transport lokalny, itp.). Pobyt osoby towarzyszącej wyklucza możliwość pokrycia kosztów pracy opiekuna miejscowego w tym samym czasie.

1. Niepełnosprawność wymaga wsparcia uczestnika mobilności przez profesjonalnego opiekuna miejscowego (koszty wynagrodzenia). Praca profesjonalnego opiekuna miejscowego wyklucza możliwość pokrycia kosztów osoby towarzyszącej w tym samym czasie.

1. Niepełnosprawność wymaga korzystania ze specjalnych materiałów dydaktycznych przez uczestnika mobilności w kształceniu/podczas pracy w instytucji przyjmującej (koszty specjalnych materiałów dydaktycznych).

1. Niepełnosprawność wymaga specjalnej opieki medycznej dla uczestnika mobilności na miejscu (koszty opieki lekarskiej, rehabilitacji, leków, bez których pobyt za granicą nie byłby możliwy).

Przyznanie dofinansowania w tej kategorii wymaga przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, z którego wynika konieczny zakres specjalnej opieki medycznej.

1. Niepełnosprawność wymaga specjalnego ubezpieczenia dla uczestnika mobilności (koszty specjalnego ubezpieczenia).

1. Niepełnosprawność wymaga poniesienia innych kosztów przez uczestnika mobilności, bez których wyjazd stypendialny nie mógłby się odbyć (ta kategoria wymaga udokumentowania w postaci zalecenia organu orzekającego o niepełnosprawności lub lekarza). W przypadku uczestnika mobilności, który w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności ma przyznane prawo do zamieszkania w oddzielnym pokoju, NA może dofinansować maksymalnie 50% kosztów wynajmu mieszkania lub pokoju. W innym przypadku dodatkowe środki na dofinansowanie wynajmu mieszkania lub pokoju nie będą przyznawane.

4. Każdy wniosek będzie rozpatrywany indywidualnie. Wniosek musi być zaopiniowany przez uczelnianego koordynatora programu Erasmus+ oraz Pełnomocnika Rektora ds. Osób Niepełnosprawnych (https://www.awf.krakow.pl/dla-studentow/studenci-niepelnosprawni/3996-pelnomocnik-rektora-ds-osob-niepelnosprawnych).

Jeżeli NA, oceniając wniosek, będzie miała wątpliwości co do zasadności danego wydatku, może wymagać od uczestnika mobilności ubiegającego się o dofinansowanie dostarczenia dodatkowego uzasadnienia, np. odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego.

5. Po rozpatrzeniu wniosku złożonego w imieniu uczestnika mobilności do NA przez uczelnię, NA określi typy kosztów, na jakie dodatkowe dofinansowanie zostanie przyznane wraz z określeniem wysokości dofinansowania. W zawiadomieniu wysłanym przez NA do uczelni, nie później niż 14 dni od daty wpływu wniosku (termin będzie wstrzymany, jeżeli nastąpi konieczność uzupełnienia informacji zawartych we wniosku), zostanie określona kwota dofinansowania przyznana w formie kosztów rzeczywistych, która będzie rozliczona jedynie pod warunkiem ich udokumentowania dowodami finansowymi. Zawiadomienie to będzie stanowiło decyzję o przyznaniu dofinansowania uczestnikowi mobilności wskazanemu z imienia i nazwiska. Decyzja wydana przez NA będzie stanowiła zobowiązanie NA w stosunku do uczelni. Uczelnia powinna poinformować uczestnika mobilności ubiegającego się o dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności o kwocie dodatkowego wsparcia (dodatkowego w stosunku do ryczałtu wynikającego z planowanego czasu trwania pobytu za granicą).

Jeśli uczelnia nie będzie w stanie pokryć dodatkowych kosztów związanych z mobilnością niepełnosprawnego uczestnika z budżetu przyznanego przez NA w ramach podpisanej umowy na realizację działań KA131-2021, to zostanie wystawiony aneks zwiększający dofinansowanie ze wskazaniem kwoty dofinansowania dla konkretnej osoby. Kwota ta podlega oddzielnemu rozliczeniu, a w przypadku niewykorzystania jej w całości pozostałe środki podlegają zwrotowi.

6. Uczelnia będzie zobowiązana do rozliczenia uczestników z orzeczoną niepełnosprawnością bezzwłocznie po zakończeniu przez nich pobytu za granicą. NA zaleca, aby do rozliczenia uczestnika mobilności wykorzystać sugerowaną przez NA kartę rozliczenia osób z niepełnosprawnościami, dostępną na stronie internetowej programu Erasmus+: https://erasmusplus.org.pl/. Za rozliczenie osoby z niepełnosprawnością jest odpowiedzialna uczelnia.
7. Uczelnia będzie zobowiązana do sprawozdania w systemie Beneficiary Module informacji, czy dodatkowe dofinansowanie w kategorii „wsparcie włączenia dla uczestników” było przyznane w odniesieniu do uczestników o mniejszych szansach i/lub wobec osób towarzyszących. Ponadto uczelnia będzie zobowiązana do sprawozdania w ww. systemie rodzaju dodatkowych wydatków, jak również kwot rzeczywistych poniesionych z tytułu niepełnosprawności.

Na etapie sporządzania sprawozdania końcowego uczelnia nie jest zobowiązana do przesyłania dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów. Sprawdzenie dokumentów potwierdzających będzie następowało podczas ewentualnych dodatkowych kontroli, zgodnie z załącznikiem III do umowy

– zasady finansowe i umowne (kontrola dokumentacji, kontrola na miejscu – w siedzibie beneficjenta, kontrola systemów).

8. Rozliczenie dodatkowych kosztów będzie rozliczeniem kosztów rzeczywistych, co oznacza konieczność ich udokumentowania dowodami finansowymi, w których wyszczególniono co najmniej nazwę i adres organu wystawiającego dokument, kwotę i walutę oraz datę wystawienia dokumentu . Poniższa tabela zawiera wykaz rodzajów dokumentów (dowodów finansowych), jakie będą niezbędne do uznania kosztu za kwalifikowany.

*zgodnie z zasadami rachunkowości, faktura lub rachunek powinien być wystawiony na uczestnika mobilności.

Do wszystkich dokumentów potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów z tytułu niepełnosprawności należy dołączyć potwierdzenie zapłaty.

Prorektor ds. Studenckich

(-)  dr hab. Michał Spieszny, prof. AWF